Directiva de retención de correo en el lugar de trabajo

Ya sea para cumplir necesidades operativas, disponibilidad ante pleitos y descubrimiento electrónico, cumplimiento, responsabilidad del usuario final, costes y otros asuntos que aparecen en las comunicaciones de correo corporativo, una directiva de retención de correo siempre es un gran activo para ayudar a administrar, almacenar y archivar los mensajes de correo corporativo. Incluso más cuando las investigaciones estiman que hasta el 75% del contenido del correo se considera crítico para la operación exitosa de una organización (Osterman).

¿Necesita la organización una directiva de retención de correo?

La respuesta para la mayoría de organizaciones puede ser claramente afirmativa. Las empresas que caen bajo las regulaciones Sarbanes-Oxley, SEC 17a-3/4, NASD 3010 o HIPAA necesitarán tener una directiva de retención de correo. Las organizaciones que buscan pasar una auditoría SAS 70 querrán tener una directiva incluso si ninguna ley o regulación lo requieren. Las empresas involucradas en litigios pueden encontrarse requeridas por orden de la corte a retener el correo si no tienen ya una directiva en vigor. Si un negocio particular no cae bajo ninguna de estas categorías, podría querer implementar una directiva de retención de correo de la misma forma para posicionarse ante cualquier necesidad futura, y aprovechar además los beneficios operativos que ofrece la retención del correo.

¿Qué debería incluir una directiva de retención de correo?

Esta es otra cuestión que no tiene una respuesta sencilla que vale para todo ya que puede variar de industria a industria, las empresas más pequeñas podrían tener diferentes requerimientos que las más grandes. Si la empresa tiene un Especialista en Retención de Documentos, debiera consultarle primero para comprobar qué podría requerirse y qué directivas ya están en vigor relativas a la retención de archivos en papel. El abogado de la empresa es otro recurso, y debiera tener formación específica en cualquier ley u obligación contractual que pudiera afectar a la directiva de retención de correo. Las importantes cosas a incluir son requerimientos claros y fáciles de comprender que estén bien documentadas, sean explicadas a todos los usuarios, y se impongan consistentemente por toda la organización. Además debiera indicar cuándo se debería eliminar el correo, y proporciona una forma de asegurar que esto ocurre cuando debería. Por supuesto, los accionistas debieran estar incluidos para asegurar que la directiva soporta, en lugar de dificultar, el negocio.
¿Y que hay de la obligación legal?

Es probable que una organización se vea involucrada en un litigio en algún momento de su historia. Las obligaciones legales pueden afectar y podrían remplazar cualquier directiva de retención de correo que determine la destrucción de información. Asegure que los sistemas técnicos en uso tienen una forma de almacenar todo el correo que cubra cualquier o todos los usuarios por orden de la corte o solicitud de descubrimiento, y que puede prevenir el borrado inadvertido de correo de los usuarios.

¿Cuándo es momento de tener una directiva de retención de correo?

Hay varios puntos importantes que implicarán que la respuesta es "ahora", estos incluyen:

• La empresa está sujeta a Sarbanes-Oxley, SEC 17a-3/4, NASD 3010, HIPAA, u otras regulaciones.
• La dirección desea ser auditada a los estándares SAS 70.
• La empresa realiza cualquier negocio por correo con clientes y está sujeta a regulaciones PCI.
• La dirección quiere establecer preventivamente una directiva para que la empresa esté preparada en caso de litigios.
• La administración del correo está considerando una solución de archivado de correo.
• La empresa utiliza el correo para comunicar decisiones administrativas, directivas, políticas, o acciones disciplinarias a los empleados.
• La empresa utiliza el correo para comunicar información financiera a inversores, partners, agentes, u otros que podrían tomar decisiones en base a esta información.

Hay otros beneficios de tener una directiva de retención de correo

Entre los beneficios de tener una directiva de retención de correo están:

• Asegurar el cumplimiento con requerimientos legales y reguladores.
• Reducidos costes de infraestructura como resultado de menores requerimientos de almacenamiento.
• Mejorada eficiencia del sistema.
• Cuando se combina con el archivado de correo, los usuarios pueden encontrar más fácilmente los mensajes, hay menos posibilidad de pérdida de datos debido a fallos del sistema, y los mensajes pueden ser fácilmente auditados para la directiva de cumplimiento.

Con una directiva integral de retención de correo en vigor que haya sido desarrollada con los esfuerzos cooperativos de la dirección senior, tecnológica, legal y otros sectores de la organización, junto con la tecnología que pueda imponer y mejorar la directiva, como el software de archivado de correo semejante a GFI MailArchiver, los administradores pueden estar bien posicionados para encargarse de los problemas del correo.

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