GFI FaxMaker™ y cumplimiento de HIPAA

Este documento perfila los requerimientos de HIPAA en términos de información sanitaria protegida en el fax y cómo GFI FaxMaker de GFI Software, un servidor de fax fácil de usar, puede ayudar a las organizaciones sanitarias a cumplir con las regulaciones de HIPAA relativas al flujo e intercambio de información.

La tecnología de servidor de fax es un método seguro de comunicación que supone una forma sencilla y asequible de ayudar a las organizaciones sanitarias a alcanzar el cumplimiento HIPAA.

Introducción:

El Congreso de los Estados Unidos reconoció la necesidad de estándares nacionales de registros de pacientes en 1996 y se promulgó la ley Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996 (HIPAA). La ley incluía provisiones diseñadas para mejorar la eficacia y reducir costes para las empresas sanitarias alentando las transacciones electrónicas, pero además requería nuevas salvaguardas para proteger la seguridad y confidencialidad de esa información. En Noviembre de 1999, el U.S. Department of Health and Human Services (HHS) publicó las regulaciones propuestas para garantizar los nuevos derechos de los pacientes y las protecciones contra el mal uso o revelación de sus registros sanitarios.

La Ley ha cambiado la forma en que las organizaciones sanitarias envían, reciben, y gestionan información confidencial. Los anteriores sistemas en papel se consideran inseguros y un inconveniente y por lo tanto se requieren nuevas alternativas para el intercambio y seguimiento de información sanitaria protegida (PHI).

HIPAA y el faxing

El objetivo principal de HIPAA es que las organizaciones sanitarias tengan la infraestructura y los procedimientos – administrativos, técnicos y físicos – que les permitan salvaguardar la información sanitaria de los pacientes de cualquier clase de exposición o revelación a terceros no autorizados cuando sea necesario transmitir esta información o entregarla a individuos autorizados.

HIPAA no prohíbe el uso de máquinas de fax para comunicar PHI; sin embargo la información está sujeta a estrictas regulaciones que protegen la privacidad y seguridad de la información en el punto de salida, durante la transmisión y en el punto de entrega.

Las cláusulas de seguridad de HIPAA requieren esfuerzos “razonables” para asegurar que la información entregada mediante fax hayan sido enviadas de forma segura y que fueron recibidas de forma segura por la persona pretendida.

HIPAA realiza varias demandas para asegurar que la información sanitaria del paciente se protege de la forma apropiada.

Estas, en relación con la seguridad y la privacidad, incluyen:

• Todas las máquinas de fax se tienen que situar en áreas seguras y no accesibles generalmente.
• Sólo el personal autorizado tiene que tener acceso y se deben proporcionar medidas de seguridad para asegurar que ocurre de esa forma.
• Los números de destino se verifican antes de la transmisión
• Se avisa a los destinatarios de que se les ha enviado un fax.
• Se incluye una portada afirmando claramente que el fax contiene información sanitaria confidencial, se envía con la autorización del paciente, no debe ser pasado a terceros sin consentimiento expreso; y debe ser destruido si no lo recibió el destinatario pretendido.
• Cualquier información del paciente debe estar en el cuerpo del fax y no en campos de la portada.
• Los faxes se deben enviar a destinos seguros; es decir, la máquina de fax del destinatario debe estar en una ubicación segura, accesible sólo por el personal autorizado a recibir la información.
• Mantenga una copia del informe de transmisión, incluyendo los datos necesarios como la hora y el número del destinatario.
• Confirme la entrega del fax llamando al destinatario.
• Los faxes recibidos deben ser almacenados en una ubicación segura.
• Conserve registros resumen de transmisión y transacción.

Por qué los métodos tradicionales de faxing son problemáticos

Aunque HIPAA no prohíbe enviar por fax información sanitaria de pacientes a destinatarios autorizados, el faxing manual está lleno de problemas de seguridad que ciertamente evitarían que las organizaciones sanitarias cumplieran los estrictos requerimientos de HIPAA.

Con el faxing manual, se corren varios riesgos:

• Las máquinas de fax podrían no estar ubicadas en áreas seguras y el acceso a los faxes podría no estar restringido sólo a personal autorizado.
• Se requiere que los remitentes esperen a que la transmisión del fax se haya completado, esperen el informe de transmisión, lo recojan y lo archiven. Además tienen que llamar al destinatario para asegurar que ha sido recibido completamente y como se pretendía. Esto ocupa un tiempo precioso para el profesional de la salud. Si el destinatario no está disponible, podría retrasarse importante información.
• Los faxes entrantes tienen que ser recogidos inmediatamente de la bandeja y distribuidos a los destinatarios para reducir la oportunidad de uso inapropiado o revelación.
• Cualquier número de fax preprogramado necesita ser validado periódicamente y contactar periódicamente con los destinatarios habituales para asegurar que el número no haya cambiado.
• La máquina de fax de destino puede estar en una ubicación segura pero puede ser todavía accesible por varias personas.
• La información en papel debe ser archivada de forma segura.
• La transmisión puede no ser siempre segura y fiable (especialmente en áreas con infraestructura básica de telecomunicaciones).
• En el espíritu de HIPAA, que aspira a crear prácticas de organización sanitaria más eficientes, el faxing manual es caro – necesitando de múltiples líneas de comunicación, hardware, costes de mantenimiento y material (papel y tóner).

¿Por qué el servidor de fax GFI FaxMaker de GFI Software es la solución?

El software servidor de fax de GFI Software, GFI FaxMaker resuelve todos los problemas de privacidad y seguridad destacados en el plan HIPPA de organización sanitaria.

GFI FaxMaker hace del envío y recepción de faxes un proceso eficiente, sencillo y económico. Los problemas del faxing manual – impresión del documento, caminar hasta la máquina de fax, esperar que el fax se envíe, por no mencionar el coste de los consumibles y reparaciones de la máquina de fax – se resuelven inmediatamente; aún más importante, GFI FaxMaker permite a los usuarios enviar y recibir faxes directamente desde sus clientes de correo – en la mayoría de los casos eliminando completamente la necesidad de una máquina de fax manual.

GFI FaxMaker es sencillo de instalar, requiere de poco mantenimiento y se integra con los clientes de mensajería existentes y con soluciones a medida.

GFI FaxMaker se integra con su servidor de correo, permitiendo a los usuarios enviar y recibir faxes y mensajes SMS utilizando sus clientes de correo o una aplicación de registros sanitarios, una opción preferida a menudo por las organizaciones sanitarias. Puede incluso hacer copia de seguridad de todos los faxes y buscarlos de la misma forma en que el correo sea almacenado y recuperado de la red. Es más, si la correspondencia por correo electrónico se está archivando (que es un requerimiento federal en la mayoría de sectores), todos sus faxes son también almacenados en una base de datos central, segura.

Con GFI FaxMaker elimina la necesidad de manejar y transferir originales o duplicados de registros médicos de los pacientes, reduciendo el riesgo de pérdida o traspapelado así como del tiempo necesario para enviar la documentación.

Como los faxes se envían y reciben mediante correo electrónico y se requiere la autenticación en el cliente de correo para acceder a los faxes, no hay preocupación de que la información médica del paciente sea enviada a destinatarios erróneos o de que alguien pueda recuperar la información sin autorización. Como seguridad adicional, las organizaciones sanitarias pueden utilizar una aplicación de registros sanitarios que evite el cliente de correo si fuera preocupante. Para asegurar que sólo la persona a la que se enviaba el fax pueda realmente ver el fax, GFI FaxMaker puede encaminar automáticamente los faxes entrantes a los buzones de los usuarios o a una impresora particular según el número DID/DDI/DTMF o según la línea en la que se recibió el fax. Los faxes también se pueden reenviar a una carpeta pública o asignarlos a una impresora de red por cada puerto de fax instalado. Esto significa que el fax no para por otras manos.

Con los servidores y las bases de datos almacenados en lugares seguros y administrados únicamente por personal autorizado, no hay riesgo de que el correo/faxes sean manipulados, eliminados o accedidos por terceros. Esto asegura que toda la información de los pacientes está segura en todo momento – antes, durante y después de la transmisión.

Lista de comprobación

Requerimientos de privacidad y seguridad	Utilizar GFI FaxMaker	Cómo cumple GFI FaxMaker este requerimiento
Todas las máquinas de fax tienen que situarse en un área segura y no generalmente accesible.		Tanto los faxes salientes como los entrantes pueden enviarse/recibirse utilizando un cliente de correo. Esto elimina la necesidad de una máquina de fax manual y por lo tanto no son necesarias medidas de seguridad especiales para salvaguardar la información o el equipamiento.
Solo tiene que tener acceso el personal autorizado y se deben proporcionar medidas de seguridad para asegurar que esto ocurre.		Los faxes salientes se pueden enviar mediante el cliente de correo personal del individuo. La documentación no necesita dejarse en la oficina del remitente ni ser manejada por nadie más. En cuanto a los faxes entrantes, se pueden encaminar automáticamente al buzón del usuario o a una impresora particular según un número DID/DDI/DMTF o según la línea por la que se recibió el fax. Esto asegura que nadie más puede ver la documentación recibida excepto el destinatario pretendido u otro personal autorizado.
Los números de destino se verifican antes de la transmisión		Mediante la integración con el Directorio Activo y utilizando listas de contactos en el cliente de correo, se pueden preprogramar los destinatarios, minimizando el potencial error humano. Otra opción preferida por las organizaciones sanitarias es integrarlo con aplicaciones de registros médicos y utilizar su lista de contactos.
Incluya una portada afirmando claramente que el fax contiene información confidencial, se envía con la autorización del paciente, no debe pasarse a terceros sin consentimiento expreso, y debe ser destruido si no lo recibió el destinatario pretendido.		GFI FaxMaker, el servidor de fax de GFI, permite la creación de portadas por usuario o grupo. Esto permite a los administradores controlar el formato y contenido de la portada e incluir automáticamente la portada aprobada en los faxes salientes.
Conserve una copia de los informes de transmisión de los faxes salientes, incluyendo la información necesaria como la hora y el número del destinatario.		Se pueden imprimir automáticamente los informes de transmisión incluyendo miniaturas del fax.
Los faxes recibidos se almacenarán en una ubicación segura.		Con la implementación de archivado de correo todos los faxes enviados o recibidos utilizando GFI FaxMaker se almacenan en una base de datos segura, permitiendo un sencillo acceso, búsqueda y auditoría.
Conserve registros resumen de transmisión y transacción.		Con la implementación de archivado de correo todos los faxes enviados o recibidos utilizando GFI FaxMaker se almacenan en una base de datos segura, permitiendo un sencillo acceso, búsqueda y auditoría.

Otros beneficios de GFI FaxMaker que le ayudan a cumplir HIPAA

Administración Reducida

GFI FaxMaker está diseñado para minimizar la administración. Se integra con el Directorio Activo eliminando la necesidad de una base de datos de usuarios de fax por separado. Los parámetros relativos a los usuarios pueden aplicarse directamente a los usuarios o grupos de Windows.

Soporta Microsoft Exchange, Lotus Domino y otros servidores SMTP

GFI FaxMaker se integra con Exchange Server 2000/2003/2007 mediante un conector estándar Exchange SMTP. GFI FaxMaker se puede instalar en el servidor Exchange o en un equipo diferente, ¡en cuyo caso no tiene que instalar software en el mismo servidor Exchange! GFI FaxMaker se integra también con Lotus Domino y otros servidores SMTP populares.

Soporte de Fax sobre IP (FOIP)

Con el módulo opcional Brooktrout SR140 o con TE-SYSTEMS' XCAPI, GFI FAXmaker se integra con su centralita IP para ofrecer capacidades de Fax sobre IP (FOIP) sin requerimientos hardware. Con FOIP usted puede enviar fácilmente faxes sobre Internet, integrándolo con la infraestructura IP existente.

Soporta Lotus Notes y servidores SMTP/POP3

GFI FaxMaker se integra mediante el protocolo SMTP/POP3 con Lotus Notes y cualquier servidor SMTP/POP3. Se puede instalar en el servidor de correo o en un equipo diferente. En el caso de Lotus Notes, está soportado el método @FAX.

Entrega Automática de Fax/Enrutamiento de los Faxes Entrantes

GFI FaxMaker puede encaminar automáticamente los faxes entrantes al buzón del usuario o a una impresora particular en base al número DID/DDI/DMTF o por la línea en que se recibió el fax. Los faxes también se pueden reenviar a una carpeta pública o asignarlos a una impresora de red por cada puerto de fax instalado.

Archive los faxes en GFI MailArchiver™, SQL, u otra solución de archivado

GFI FaxMaker le permite archivar todos los faxes en GFI MailArchiver, una base de datos SQL o en una dirección de correo. GFI MailArchiver es una solución de archivado de correo que almacena todo el correo en una base de datos SQL, permitiendo una sencilla búsqueda y recuperación. Con el módulo OCR, también se pueden buscar los faxes según texto especifico en el fax.

Lector y encaminador OCR opcional

El módulo OCR opcional puede utilizarse para convertir todos los faxes entrantes a un formato legible utilizando la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y a continuación enrutar el fax al usuario correcto según palabras. Por ejemplo puede enrutar por apellido o nombre o cargo. Si GFI FaxMaker no pueda encontrar un destinatario, encaminará automáticamente el fax al destinatario/enrutador por defecto. Especialmente útil si planea archivar, ya que facilita mucho la búsqueda de un fax particular.

Envíe faxes desde cualquier aplicación

Para enviar un fax, los usuarios imprimen desde su procesador de textos a la impresora GFI FaxMaker, o crean un nuevo mensaje en su cliente de correo (por ejemplo, Outlook o Outlook Web Access). Ahora el usuario selecciona un destinatario(s) de fax de la lista de Contactos de Outlook (libreta de direcciones) o introduce directamente el número de fax. Después de pulse el botón Enviar, se envía el fax y el usuario recibe un informe de transmisión en su bandeja de entrada.

Reciba faxes por correo en formato fax o PDF

GFI FaxMaker entrega los faxes en la bandeja de entrada del usuario en formato TIF (fax) o como archivo Adobe PDF. Esto permite a los usuarios comprobar los faxes desde cualquier lugar del mundo, utilizado bien un cliente de correo normal (por ejemplo, Outlook) o un cliente de correo basado en web (por ejemplo, Outlook Web Access). Recibir faxes en formato PDF significa que el fax se puede reenviar a cualquiera fácilmente, y además permite una integración sencilla con los sistemas de archivado de documentos o procedimientos de flujo de trabajo.

Soporta los contactos de Microsoft Outlook

No necesita mantener una libreta de direcciones separada para los contactos de fax, tan solo seleccione la entrada Fax del trabajo del destinatario(s) en los Contactos de Outlook o en la Libreta Global de Direcciones. No necesita duplicar las entradas.

Adjunte documentos Microsoft Office, PDF, HTML y otros Archivos

Los usuarios puede adjuntar archivos Microsoft Office, PDF, HTML y otros archivos a su fax. Estos son convertidos al formato de fax en el servidor de fax. El comando Enviar a Destinatario de Correo, disponible en Microsoft Office y otras aplicaciones, puede por lo tanto ser utilizado para enviar rápidamente un documento por fax.

Integración automática de aplicaciones y combinación de correo con NetPrintQueue2FAX

La característica NetPrintQueue2FAX de GFI FaxMaker le permite incrustar un número de fax en un documento e imprimir a fax desde casi cualquier aplicación, desde cualquier lugar de la red - sin tener que introducir el numero de fax separadamente en el formulario de fax de GFI FaxMaker o en Outlook. Especialmente útil para aplicaciones contables, una factura se puede enviar por fax simplemente incluyendo el número de fax, sin necesitar integración o desarrollo de aplicaciones.

Fax masivo utilizando combinación de correspondencia de Microsoft Office

Utilizando la combinación de correspondencia de Microsoft Word o de la Suite de productos Office, puede enviar masivamente faxes personalizados. Como Microsoft Office soporta ODBC, la lista de destinatarios se puede importar desde cualquier fuente, incluyendo Microsoft SQL server, Microsoft Access y muchos más.