Bijna de helft van de ondervraagden gebruikt een e-mailarchiveringsoplossing, maar onderzoek wijst op de behoefte aan meer informatie om scepticisme met betrekking tot behoefte of geschiktheid te onderdrukken

Londen, 19 augustus 2008 – GFI Software, een internationale ontwikkelaar van software voor netwerkbeveiliging, inhoudsbeveiliging en messaging, maakte vandaag een nieuw onafhankelijk onderzoek bekend naar de status, voortgang en perceptie van de interesse voor e-mailarchivering in kleine tot middelgrote ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk. Van de 408 ondervraagde IT-managers, directeurs en adviseurs heeft 49% een e-mailarchiveringsoplossing in hun organisaties volledig geïmplementeerd. Het grootste gedeelte van deze respondenten (31%) neemt regelmatig minder dan een uur de tijd om bedrijfskritische e-mails op verzoek te vinden.

Uit het onderzoek kwam naar voren dat de voornaamste oorzaak waarom het resterende gedeelte (51%) geen e-mailarchiveringsoplossing heeft geïmplementeerd een gebrek aan informatie is. Met budgetbeperkingen als de voornaamste reden om dit product niet te kopen (28%), vindt verder 32% van de ondervraagden het niet nodig om een e-mailarchiveringsoplossing te kopen of vinden ze dat ze te slecht hierover zijn geïnformeerd.

David Vella, Director of Product Management bij GFI, zegt dat: “e-mailarchivering duidelijk bewijst dat het de moeite waard is. Wij verheugen ons op het begrip hiervoor, zo doordringend en succesvol, en voornamelijk dat slechts 1% van de mensen die we ondervroegen negatieve ervaringen over of houdingen tegenover e-mail compliance hebben. Hoewel het gebrek aan informatie over het gebruik verontrustend is, is het meest alarmerende de relatief wijdverspreide veronderstelling dat e-mailarchivering voor ondernemingen niet belangrijk of niet nodig is.”

Vella legt uit dat: “waar e-mail de voornaamste vorm van communicatie is binnen de onderneming, daar is e-mailarchivering noodzakelijk. Te veel ondernemingen falen erin te realiseren dat elke verstuurde en ontvangen e-mail waarschijnlijk het enige gegeven is dat zij als belangrijke transactie hebben met een klant of onder het personeel. ”Uit onderzoek van Osterman Research blijkt dat een e-mail bijna 75% van de informatie bevat die individuen dagelijks gebruiken, waarbij de volledige hoeveelheid aan bedrijfskennis die in e-mails wordt opgeslagen voldoende is om bewaring voor lange tijd te rechtvaardigen.”

Vella concludeert dat: “e-mailarchivering een functie is die door alle bedrijfsafdelingen gebruikt zou moeten worden – opslag, back-ups, problematische en corrupte PST- bestanden, overbelaste e-mailservers en prestatie zijn duidelijk de voornaamste zorgen van de IT-afdeling, terwijl het juridisch team e-mail als een essentiële factor beschouwt bij hun strategieën voor ontdekking, openbaarmaking en due diligence. De meeste respondenten van ons die een e-mailarchiveringsoplossing hebben geïmplementeerd, doen dit uiteraard wegens naleving of om er voor te zorgen dat zij volledige paper trail hebben, indien er een soort onderzoek nodig zijn. En natuurlijk verhoogt e-mailarchivering de totale productiviteit van alle werknemers in de onderneming wanneer de behoefte daar is dat ze overal op de wereld toegang kunnen hebben tot hun e-mail. Met zo´n groot aantal ondernemingen die al de voordelen zien van e-mailarchivering, is het informeren over de noodzaak en de voordelen van het proces aan het resterende gedeelte van groot belang.”

Een kopie van de onderzoeksresultaten is te vinden op:

http://www.gfi.com/documents/rv/GFIarch-survey_UK.pdf.