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Certificación GDPdU

El correo es un componente central a la hora de hacer negocios, con  transacciones completas realizadas a través de intercambios de correo. El correo sirve a menudo como carta de negocios o “carta comercial” y también resulta importante para la tributación; por lo tanto se están imponiendo requisitos específicos relativos al procesamiento y retención del correo corporativo.

El Código tributario alemán controla los requisitos para el correo relevante para los impuestos. Conforme al Código tributario, el correo relevante para los impuestos debe conservarse durante seis o diez años. Además, unos requisitos legales normativos detallados sobre acceso a datos de la autoridad fiscal alemana llamados GDPdU (traducido generalmente como “Principios Generalmente Aceptados de Acceso a Datos y Auditabilidad de Documentos Digitales”) han estado en vigor en Alemania durante varios años. De acuerdo con esta regulación, todos los correos con contenido tributario relevante deben conservarse electrónicamente mientras dure el período de retención legal y deben facilitarse a petición de las autoridades fiscales.

Como parte de esto, las organizaciones deben satisfacer los requisitos específicos relacionados con la naturaleza, el formato y la capacidad de procesamiento de los correos conservados electrónicamente. El almacenamiento arbitrario del correo de los buzones individuales de los empleados o una impresión del correo relevante para los impuestos son insuficientes. Las empresas que no hayan ajustado su contabilidad financiera a los nuevos requisitos legales de la GDPdU pueden verse afectadas por sanciones sustanciales en su próxima auditoría fiscal. De manera excepcional, las infracciones graves pueden dar lugar a una estimación de la base imponible, así como al pago de sanciones o multas en mora que pueden alcanzar los 250 000 euros.

Los sistemas electrónicos de archivo ofrecen una solución conforme con las fuertes exigencias de las normas de retención de correos electrónicos. Naturalmente, una solución sólo técnica no da lugar a la conformidad: La conformidad con los requisitos de retención sólo se puede alcanzar a través de una solución técnica sólida junto con procedimientos y procesos coordinados.

Una solución técnica válida es GFI Archiver GFI para Exchange™, un producto de software de archivo de correo probado y con miles de clientes. GFI Archiver ha sido certificado recientemente para GDPdU por la firma legal y especialista en TI PRW, Múnich, Alemania y también está certificado para utilizar SQL Express y NTFS como almacén de archivos. Estas son fantásticas noticias para las pequeñas y medianas empresas, para las que SQL Server puede resultar demasiado caro e innecesario para sus necesidades de almacenamiento de correo. Gracias a su soporte de SQL Express y a su característica de creación automática de bases de datos, GFI Archiver es económico y rápido de poner en marcha y configurar.