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Implementación de la directiva de uso de internet en el lugar de trabajo

Una directiva de uso de internet dicta qué comportamientos se consideran apropiados al navegar por internet en el puesto de trabajo. Habitualmente, esta directiva impone restricciones de tiempo para los empleados cuando navegan por internet para tareas no relacionadas con el trabajo y además estipula qué tipo de sitios tienen permitido explorar. Tener una directiva de uso de internet, que también se conoce como directiva de uso aceptable (AUP), garantiza que los empleados siguen las directivas que sirven para salvaguardar su entorno de trabajo y la infraestructura de la red de TI.

¿Qué debería incluir una directiva de uso de internet?

Elaborar una directiva de uso de internet suele ser labor tanto del departamento de recursos humanos como del de TI ya que su propósito es proteger tanto al empleado como la red de TI. Por lo tanto la colaboración entre estos dos departamentos es esencial para asegurar que se formula una directiva integral de uso de internet de acuerdo a las necesidades de la empresa y que a continuación se impone.

El alcance de una directiva de uso de internet no consiste en espiar a los empleados o negarles todos los derechos de acceso a internet en el trabajo; sin embargo, es necesario formular directrices y reglas para proteger a los empleados de correr el riesgo de estar expuestos a materiales que podrían ser inapropiados en el entorno de trabajo y que podrían tener implicaciones legales. Una directiva de uso de internet también aspira a educar a los usuarios sobre las amenazas de la web y sobre cómo la navegación irresponsable puede hacer que en un equipo se descarguen paquetes maliciosos de forma inadvertida, lo cual podría infectar toda la red. La implementación de reglas debe explicarse de forma que el usuario comprenda por qué visitar ciertos sitios o descargar software en sus estaciones de trabajo podría ser perjudicial para la red de la empresa. Por lo tanto una sesión de formación sobre la seguridad en internet actuará como vínculo de cohesión con la directiva de uso de internet y probablemente dará como resultado el cumplimiento de la directiva por parte de los usuarios una vez comprendan la razón subyacente.

Es necesario hacer una distinción clara entre el uso laboral y el uso personal. El uso de internet en el trabajo ofrece muchas ventajas y recursos que pueden ser beneficiosos para las operaciones de la empresa. Los problemas surgen con el acceso permitido a cuentas de correo personal, redes sociales, sitios de subastas, etc.; el uso excesivo de estos sitios lleva a la ciber vagancia - eludir las responsabilidades laborales a causa de la navegación excesiva por internet - que resulta en niveles de productividad menores. Este es solo uno de los muchos problemas de seguridad que resultan de la navegación no supervisada por internet. Descargar software o archivos adjuntos en el equipo del trabajo aumenta el riesgo de una infección de virus por toda la red. Es necesario alertar a los empleados de los peligros que puede presentar la descargar de archivos desconocidos.

No todas las directivas de uso de internet son iguales, ya que deben hacerse a medida de las necesidades y estructura de la empresa; así, ciertas empresas podrían aceptar que estos sitios pudieran ser utilizados en los descansos. Prohibir el acceso a estos sitios podría ser visto como draconiano y dar como resultado empleados descontentos que sienten que no se confía en ellos. El acceso controlado por tiempo a sitios que no presentan problemas éticos o morales es probablemente la mejor opción ya que se ajustaría tanto a los usuarios como a quienes hacen las directivas, aunque la mayoría de las empresas escogerían bloquear la mensajería instantánea como MSN Messenger, porque se ve como una pérdida de tiempo, y facilitar las descargas y subidas con poca supervisión. Básicamente es necesario que haya un equilibrio para mantener buenas relaciones entre el personal y la dirección. Sin embargo, los empleados deben concienciarse de que el acceso a internet en el trabajo es un privilegio y no un derecho y que se espera de ellos que acaten las directivas de uso aceptable instauradas por la dirección como empleados de la empresa. Se deben tomar medidas contra un empleado si continuamente ignora esta política - esto llevará el mensaje de que la seguridad en internet no es algo que pueda ser ignorado o tomado a la ligera. Las sanciones por el uso inapropiado de internet podrían comenzar por un aviso verbal, ampliarse a una reprimenda por escrito, descenso de categoría y eventual despido. Los empleados deben darse cuenta de que su navegación por internet tiene consecuencias y si ignoran las directivas deberán pagar las consecuencias.

Para ayudar a crear una directiva de uso de internet para su organización, consulte este ejemplo de directiva de uso de internet.

¿A quién se le aplica?

Una directiva de uso de internet cubre habitualmente a todos los empleados que tienen acceso a internet. Sin embargo, aunque la mayoría de las directivas cubren las mismas bases, cada empresa tendrá sus propios términos y condiciones de acuerdo con la infraestructura de la empresa. Ciertas personas podrían estar exentas de ciertas cláusulas de la directiva dependiendo de factores como sus funciones específicas o su posición jerárquica entre otras. De no existir circunstancias extraordinarias, es recomendable que la directiva de uso de internet se aplique en todos los ámbitos.

Cualquier correspondencia enviada desde una dirección de correo de la empresa debe ser tratada como un documento profesional incluso si sólo es una respuesta de una línea. Una vez incluye los datos de la empresa y sale fuera de esta, entonces es una representación de la misma y por lo tanto debe mantener los estándares de la empresa. De ese modo cualquier contenido discriminatorio en el correo enviado a través del correo de la empresa rompería la directiva de uso de internet. Todos son responsables de sus actividades en línea y cualquier información que sea almacenada o creada en una estación de trabajo de la empresa no es privada sino que la dirección podría acceder a ella en caso de que fuera necesario. De la misma forma, toda la información de la empresa es confidencial y no debería enviarse fuera de la empresa sin permiso. Estas son las cuestiones que se deberían estar presentes en una directiva de uso de internet y que se les deberían aclarar a todos los empleados.

¿Cómo se hace cumplir una directiva de uso de internet?

Una vez se redacta la directiva de uso de internet y se les hace saber a los empleados de su existencia y su importancia, la supervisión de los empleados necesita ser automatizada mediante software de supervisión web, ya que sería un desperdicio de recursos humanos asignar a una persona o equipo la supervisión de las actividades en internet de todos los empleados. Además, el software de supervisión web proporcionará resultados más eficaces e integrales, ya que se puede acceder a los informes y a la información en minutos. Se pueden tomar medidas en base a los informes proporcionados por el software. El software de supervisión web no debería ser utilizado para espiar a los empleados sino para verificar que se puede confiar en que los empleados sigan las directivas y trabajen eficientemente durante el horario laboral. Para asegurar esto, las directivas deben ser razonables para la moral y conservación del empleado. Imponer una directiva de uso de internet no significa convertir el lugar de trabajo en una prisión sino simplemente establecer límites. Los usuarios tienen que saber que la violación de estos límites tendrá repercusiones y que se tomarán medidas contra los infractores reincidentes, además de presentar la lista de los principales infractores de la directiva, pues en caso contrario la directiva no se tomaría en serio.

Las directivas de uso de internet protegen los activos de datos de la empresa y la información confidencial, al mismo tiempo que protegen a los empleados y mantienen los estándares en relación con el uso de internet durante el horario laboral. Implementar software de supervisión web es una inversión en seguridad y podría prevenir la ciber vagancia de los empleados o el abuso de la confianza de la empresa con la información relativa al trabajo. Si una cuestión de seguridad llegara a litigio, podría significar pérdidas financieras para una empresa, por lo tanto la máxima debería ser siempre la imposición de un directiva de uso de internet para la protección de todos los activos de la empresa y la prevención de pérdidas.

Se encuentra disponible un ejemplo de directiva de uso de internet para revisarlo y utilizarlo.

Software de supervisión web para SMBs

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