Archivado de Correo para Empresas

El correo es un medio primario de comunicación con personas dentro y fuera de su organización. La mayoría de sus clientes utiliza el correo electrónico para negociar acuerdos y contratos y para intercambiar facturas e información de pago. Muy a menudo, los mensajes de correo son el único registro que tiene de transacciones importantes.

Desafortunadamente, muchas organizaciones subestiman la profundidad y el alcance de la información que está almacenada en su correo corporativo. De acuerdo con la investigación de Osterman, el correo contiene cerca del 75% de la información que los individuos utilizan diariamente. La cantidad de conocimiento corporativo almacenado en el correo es suficiente para justificar su salvaguarda pero muchas organizaciones todavía encuentran difícil aceptar la necesidad de una solución potente de archivado de correo. Después de todo, apuntan, siempre tenemos las copias de seguridad. No es tan sencillo.

¿Por Qué Debería Su Negocio Archivar el Correo?

Las razones para el archivado y la administración de correo puede variar ampliamente según el interés de la empresa. Lo que es cierto es que una empresa nunca puede saber qué correo será necesario reproducir en el futuro por cualquier razón. Podría ser tan sencillo como una buena presentación comercial o una lista de potenciales clientes o tan espinoso como un debate legal que podría costar miles de dólares en honorarios legales y multas.

Acceda al Correo Antiguo y Eliminado

Las soluciones tradicionales de copia de seguridad que restauran sistemas si tiene un corte catastrófico no son realmente adecuadas para el propósito de encontrar correo antiguo. Son son fáciles de acceder, ni sencillo buscar en ellas una vez están disponibles, ni a salvo de manipulación. Con una solución de archivado de correo la dirección y los empleados pueden buscar y recuperar correo antiguo y eliminado en minutos, sin intervención de TI ni poniendo en riesgo sus copias de seguridad.

Problemas de Almacenamiento

El volumen de correo generado diariamente es un problema para los administradores de TI. Como los empleados envían y reciben más correos con adjuntos más grandes, el espacio de almacenamiento del servidor comienza a agotarse. Si las cuotas del servidor no se pueden incrementar, entonces el correo debe ser almacenado en archivos PST en estaciones de trabajo o recursos de red, creando más problemas de TI. Con una solución de archivado de correo, todo el correo se almacena fuera del servidor siendo fácilmente accesible. Los problemas asociados con los archivos PST simplemente desaparecen.

Salvaguarda Legal para el Cumplimiento de Correo

La legislación de muchos países ha sido modificada para incluir el correo electrónico junto con la información escrita o impresa en las regulaciones legales de retención. Aunque las empresas legales y financieras tienen muy específicas Regulaciones de Cumplimiento de Correo su negocio necesita considerar sus propias directivas de retención. La incapacidad de reproducir una conversación por correo cuando sea necesario, por ejemplo como evidencia en un caso judicial, podría suponer multas, sanciones judiciales y pérdida de credibilidad. Con una solución de archivado de correo, todo el correo corporativo se almacena con seguridad en un entorno a prueba de manipulación y accesible en minutos, haciendo sencillo para la empresas encontrar valiosa información interna, defenderse a sí misma en el juzgado o simplemente probar el cumplimiento de las regulaciones aplicables.

Capacidad de Gestionar o Monitorizar el Correo de los Empleados

La mayoría de empresas no monitoriza el correo que está siendo enviado o recibido por sus empleados. Aunque el correo corporativo debería utilizarse únicamente para el negocio, hay momentos en que la dirección podría necesitar monitorizar la actividad por correo de un empleado. Con una solución de archivado de correo, la dirección puede conceder permiso a los responsables de departamento para comprobar elcorreo que está siendo enviado por los individuos. Si llega el caso de la desagradable necesidad de investigaciones internas, con una solución de archivado de correo su empresa estará lista.

El archivado de correo ya no es caro sino un coste justificado de hacer negocios. Es una póliza de seguros contra posibles repercusiones legales o de cumplimiento. Las empresas que utilizan una solución de archivado informan que los beneficios sobrepasan sus expectativas de varias formas inesperadas.

Hay una enorme cantidad de legislación, y un creciente número de regulaciones de cumplimiento de las que las organizaciones tienen que ser conscientes. Está más allá del alcance de este documento relacionar cada una aquí, sin embargo, los siguientes enlaces le proporcionarán un resumen de la legislación en países particulares. Estas son regulaciones que estipulan, directa o indirectamente, la necesidad de retención del correo; quién está afectado por estas regulaciones y cómo; y las sanciones por el incumplimiento.

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