El correo es un enorme depósito de información y de millones de correos enviados y recibidos diariamente, a menudo de naturaleza confidencial, contiene una gran cantidad de conocimiento que tiene que ser salvaguardado.
La información en el correo es de tal importancia que en Diciembre de 2006, la Corte Suprema de los Estados Unidos realizó cambios en las Reglas Federales de Procedimiento Civil, las reglas que dictan qué ocurre en casos civiles federales y cómo se dirige el descubrimiento de información y de materia relevante para casos civiles. Estas reformas son significativas; por primera vez, toda la información almacenada electrónicamente, incluyendo el correo, está sujeta a descubrimiento legal.
¿Qué significa eso? Significa que las agencias, cortes y fiscales federales pueden solicitar información almacenada electrónicamente que sea de relevancia para litigios o investigaciones forenses. El incumplimiento por parte de cualquier organización sea empresa, gobierno municipal o institución educativa, en proporcionar la información, en todo o en parte, podría resultar en sanciones, multas y pérdida de concesiones o fondos federales.
Siguiendo a los cambios de la FRCP en 2006, las instituciones educativas han tenido que pensar sobre cómo y dónde almacenan la información digital. Como la mayoría de las organizaciones, las instituciones educativas son incluso más dependientes de las tecnologías de comunicaciones para sus actividades diarias. El correo se utiliza para comunicar con estudiantes, entre miembros del personal, a los miembros de varios comités de vigilancia y a agencias y autoridades locales, estatales y federales.
Las instituciones educativas, como empresas y agencias del gobierno, necesitan estar preparadas para recoger y presentar cualquier solicitud de información debidamente autorizada, en un corto margen de tiempo. Una equivocación común sobre el archivado de correo es que las copias de seguridad de la institución satisface el requerimiento. Aunque las copias de seguridad son extremadamente importantes, especialmente si es usted un administrador que repentinamente tenga que reconstruir un servidor después de un fallo de hardware, son tristemente deficientes cuando se trata de recuperar correo. Considere una conversación por correo que tuvo lugar meses si no años atrás, e imagine a su administrador de TI avanzando con dificultad a través de todo ese correo para encontrar bits de información relevante. Contraste eso con una solución de archivado de correo en la que conversaciones completas se pueden recuperar con unos clics.
Los educadores no tienen acceso directo a copias de seguridad pero con una solución de archivado de correo, pueden buscar correo antiguo y eliminado utilizando un navegador web o directamente desde el cliente Outlook.
Según los educadores envían y reciben más correo con adjuntos grandes, se ven a sí mismos solicitando incluso más espacio de almacenamiento en el servidor. Si utilizan archivos PST almacenados en sus equipos locales, los administradores tienen que tratar con el problema de unidades de disco locales sin administrar. Bajos niveles de almacenamiento, sufridos servidores de correo, problemáticos archivos PST, y un educador frustrado esperando que su buzón sea restaurado después de pulsar por error el botón eliminar, son signos de que el archivado de correo es un deber para la institución.
Aunque no es algo en lo que nos guste pensar, podría llegar un tiempo en el que se haga necesario monitorizar las comunicaciones generadas por los educadores y administradores de una institución. Con una solución de archivado de correo esto es posible.
Una encuesta informal de eSchool News el pasado año descubrió que un 80% de los administradores no tenían claras las políticas para la retención del correo de su distrito. Aunque muchos eran conscientes de las enmiendas a la ley Federal, un 90% dijeron tener que iniciar las actividades para cumplir con las regulaciones. ¿Está lista su institución educativa?
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