Archivado de correo para administradores de red

El crecimiento exponencial de correo, junto con su importante crecimiento como herramienta de comunicación de negocios, hace que tenga un alto impacto como recurso empresarial. Aunque el cumplimiento de correo es responsabilidad de dirección y del departamento legal, el personal de TI y los administradores de red deben decidir cómo administrar y almacenar un volumen de información siempre creciente.

De acuerdo con Osterman Research, tres de cada cinco empresas consideran que el crecimiento del almacenamiento de correo será un problema importante. Un terabyte de información hoy se incrementará a 2,5 terabytes en sólo tres años. Esto es mucha información que manejar. Los administradores de red comprenden que que sin una buena solución de archivado y administración de correo se arriesgan a problemas de almacenamiento a nivel de Exchange Server; dificultades para recuperar correo de las copias de seguridad; y más y más quejas de usuarios cuyo correo, guardado en archivos PST, se ha perdido o ya no está accesible.

El archivado de correo resolverá sus problemas.

Resolver los problemas de almacenamiento, eliminar cuotas de buzón

Las cuotas de buzón son un problema diario para los administradores. Necesitan evitar que el servidor de correo se quede sin espacio, pero las cuotas obligan a los empleados a eliminar correo para conservar espacio es sus buzones. Los empleados están poco dispuestos a eliminar correo potencialmente útil y a menudo solicitan más espacio de almacenamiento. Puede ser una fuente de tensión constante.

Sin embargo, con una solución de archivado de correo que almacena una única copia de todo el correo de la empresa en un servidor diferente, su empresa puede ahorrar espacio en disco y proporcionar a sus empleados acceso a todo su correo antiguo con sólo unos clics. Una solución de archivado puede poner fin a los mensajes de Buzón Lleno y a la constante lucha con el espacio ocupado por el correo.

Recuperar correo antiguo y eliminado

Sin una solución de archivado, depender de las copias de seguridad para encontrar correo antiguo y eliminado puede ser una pesadilla. Su administrador de red pierde un tiempo precioso rebuscando entre volúmenes de información antigua buscando correos que nadie puede especificar exactamente cuando fueron enviados o recibidos.

Con una solución de archivado de correo, los administradores pueden proporcionar a un empleado el acceso a todo el correo antiguo y eliminado mediante un navegador web, Outlook, o utilizando un dispositivo compatible IMAP. El o ella tendrán la capacidad de buscar conversaciones o adjuntos concretos y restaurar correo con unos clics, sin necesitar de intervención administrativa.

Perder correo cuando se alcanzan los períodos de retención

Para ahorrar espacio de almacenamiento, los administradores configuran directivas de retención de correo en el servidor de correo. Cuando se alcanza el límite de la directiva, los correos antiguos son eliminados. Si no disponen de solución de archivado, potencialmente importantes correos se perderán. Los empleados que tenían la impresión de que su correo estaba almacenado con seguridad en sus buzones, comprensiblemente, se molestan al descubrir que de hecho fueron eliminados cuando llegó el período de retención. Aunque puede ser posible la recuperación desde las copias de seguridad, requiere mucho tiempo y un conocimiento preciso para poder localizar la conversación en particular. Con archivado de correo, el proceso de recuperar correo antiguo es fácil; sus empleados pueden hacerlo sin intervención administrativa, en la oficina o fuera.

Problemas de almacenamiento PST

Para evitar el problema del correo eliminado, muchos usuarios guardan su correo en archivos PST almacenados en sus equipos o en recursos de red. Este método es problemático. Si se almacenan localmente, los archivos PST pueden no copiarse regularmente. Si son dañados o eliminados, entonces el correo se habrá perdido. Por ejemplo, si hay un problema con el sistema operativo que requiera reformatear el disco duro, los archivos PST podrían ser eliminados en el proceso, especialmente si, en el momento de la crisis, nadie recuerda los archivos PST que estaban allí. Por otro lado, si los archivos PST están almacenados en recursos de red, los administradores encararán de nuevo la batalla por los requerimientos de almacenamiento; además de la necesidad de aumentar el número de copias de seguridad; y la sobrecarga de administrar todos esos archivos PST.

Con una solución de archivado de correo, estos problemas simplemente desaparecen.

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