Archivado de correo para administradores de red

El crecimiento exponencial del correo, junto con su importante crecimiento como herramienta de comunicación de negocios, hace que tenga un alto impacto como recurso empresarial. Aunque la conformidad correo electrónico es responsabilidad de la dirección y del departamento legal, el personal de TI y los administradores de red deben decidir cómo gestionar y almacenar un volumen de información creciente.

De acuerdo con Osterman Research, tres de cada cinco empresas consideran que el crecimiento del almacenamiento de correo será un problema importante. Un terabyte de información hoy aumentará hasta los 2,5 terabytes en sólo tres años. Esto es mucha información que manejar. Los administradores de red comprenden que sin una buena solución de archivado y gestión de correo electrónico se arriesgan a problemas de almacenamiento a nivel de servidor Exchange, dificultad para recuperar correos de la copia de seguridad y más y más quejas de los usuarios cuyos correos, salvados en archivos PST, se pierden o ya no están accesibles.

El archivo del correo resolverá estos problemas para usted.

Resolver el problema de almacenamiento, eliminar las cuotas de buzón

Las cuotas de buzón son un problema diario para los administradores. Es necesario evitar que el servidor de correo se quede sin espacio, pero las cuotas obligan a los empleados a eliminar correo para conservar el espacio en sus buzones. Los empleados están poco dispuestos a eliminar correo potencialmente útil y, a menudo, solicitan más espacio de almacenamiento. Esto puede ser una fuente constante de tensión.

Sin embargo, con una solución de archivo de correo que almacene una única copia de todos los correos de la empresa en un servidor independiente, su empresa puede ahorrar espacio de disco y proporcionar a sus empleados acceso a todos sus antiguos correos haciendo unos cuantos clics. Una solución de archivo puede poner fin a los mensajes de Buzón lleno y a la constante lucha por el espacio en disco.

Recuperar correo antiguo y eliminado

Sin una solución de archivado, examinar las copias de seguridad para buscar correo antiguo y eliminado puede ser una pesadilla. Su administrador de red pierde un tiempo precioso rebuscando entre enormes cantidades de datos antiguos buscando correos que nadie puede especificar exactamente con certeza cuándo fueron enviados o recibidos.

Con una solución de archivo de correo, los administradores pueden proporcionar a los empleados acceso a todo el correo antiguo y eliminado, ya sea mediante un navegador web, Outlook o utilizando cualquier dispositivo IMAP habilitado. Ellos tendrán la capacidad de buscar conversaciones particulares o archivos adjuntos y restaurar el correo con unos cuantos clics, sin necesidad de intervención administrativa.

Perder correo cuando se alcanzan los períodos de retención

Para ahorrar espacio de almacenamiento, los administradores configuran directivas de retención de correo en el servidor de correo. Cuando se alcanza el límite de la directiva, los correos antiguos son eliminados. Si no se dispone de una solución de archivo, es posible que se pierdan correos potencialmente importantes. Los empleados que creían que su correo estaba almacenado de forma segura en sus buzones, como es normal se molestan al descubrir que de hecho han sido eliminados al llegar el período de retención. Aunque es posible la recuperación desde las copias de seguridad, requiere tiempo y un conocimiento preciso para poder localizar la conversación en particular. Con el archivo del correo, el proceso de recuperación del correo antiguo se simplifica; sus empleados pueden hacerlo, sin intervención administrativa, en la oficina o sobre la marcha.

Molestias de la administración de PST

Para evitar el problema del correo eliminado, muchos usuarios guardan su correo en archivos PST que almacenan en sus equipos o en recursos de red. Este método es problemático. Si se almacenan localmente, no se puede hacer regularmente una copia de seguridad de los archivos PST. Por tanto si se dañan o se eliminan, el correo se habrá perdido. Por ejemplo, si hay un problema con el sistema operativo que requiera reformatear el disco duro, los archivos PST podrían ser eliminados en el proceso, especialmente si, en el momento de la crisis, nadie recuerda que los archivos PST están ahí. Por otro lado, si los archivos PST se almacenan en los recursos de red, los administradores se enfrentan una vez más a la batalla de los requisitos de almacenamiento; además de la necesidad de incrementar el número de copias de seguridad y la sobrecarga de administrar todos esos archivos PST.

Con una solución de archivo de correo, estos problemas sencillamente desaparecen.

La solución

MailArchiver™ GFI es una forma fantástica de solucionar sus problemas de TI, ahorrar costes y tener feliz a la dirección y a los empleados. La solución de archivo MailArchiver GFI es fácil de configurar y utilizar, y se encuentra disponible a un precio que será difícil de ignorar incluso para el director financiero más preocupado por el presupuesto.

Haga clic aquí para descargar una versión de evaluación gratuita de 30 días

MailArchiver GFI para Exchange: Descripción general | Características | Precios