Archivado de correo para instituciones educativas norteamericanas

El correo es un enorme repositorio de información. Los millones de correos enviados y recibidos diariamente, a menudo de naturaleza confidencial, contienen una riqueza de conocimientos que debe ser protegida.

La información del correo es de tal valor que en diciembre de 2006, la Corte Suprema de los Estados Unidos realizó cambios en las Reglas Federales de Procedimiento Civil (FRCP). Esta reglas dictan qué ocurre en casos civiles federales y cómo se dirige el descubrimiento de información y los materiales relevantes. Estas reformas son significativas; por primera vez, toda la información almacenada electrónicamente, incluyendo el correo, está sujeta al descubrimiento legal.

Significa que las agencias, cortes y fiscales federales pueden solicitar información almacenada electrónicamente que sea de relevancia para litigios o investigaciones forenses. El fracaso de cualquier organización - ya sea empresa, gobierno municipal o institución educativa - en proporcionar la información, en todo o en parte, puede resultar en sanciones judiciales, multas y pérdida de derechos y/o fondos federales.

Desde los cambios realizados en la FRCP en 2006, es necesario que las instituciones educativas piensen cómo y dónde almacenan la información digital. Como la mayoría de las organizaciones, las instituciones educativas son cada vez más dependientes de las tecnologías de comunicaciones para sus actividades diarias. El correo se utiliza para comunicar con estudiantes, compañeros, miembros de comités, y agencias y autoridades locales, estatales y federales.

Las instituciones educativas, como las empresas y las agencias gubernamentales, deben estar preparadas para recolectar y presentar rápidamente cualquier solicitud de información debidamente autorizada. Una equivocación común sobre el archivado de correo es que las copias de seguridad de la institución son suficiente. Aunque las copias de seguridad son extremadamente importantes, especialmente si es usted un administrador de TI que repentinamente tenga que reconstruir un servidor después de un fallo de hardware, son tristemente deficientes cuando se trata de recuperar correo. Considere una conversación de correo que se remonta a meses, si no años. Imagine a su administrador de TI vadeando a través de una cantidad masiva de información de correo para encontrar los bits de información relevante.

Una solución de archivado de correo puede recuperar conversaciones completar con unos pocos clics.

Beneficios de una solución de archivado de correo en instituciones educativas

1. Protección frente a pleitos

Encontrar un correo perdido o eliminado podría ser todo lo necesario para resolver la queja de un familiar o estudiante. Con una solución de archivado de correo, los educadores puede buscar al instante correo antiguo o eliminado utilizando un navegador web o directamente desde el cliente Outlook®.

2. Ayuda con el cumplimiento legal y el descubrimiento electrónico

Todo su histórico de correo puede ser almacenado segura y centralizadamente para su acceso y recuperación rápidos, si es necesario por razones legales.Las reglas de retención para el Descubrimiento Electrónico (E-discovery) y las trazas de auditoría evitan que el correo sea eliminado o alterado.

3. Ahorre en costes de almacenamiento del correo

Como cualquier organización, trabajar con un presupuesto es una prioridad máxima para colegios, distritos escolares, y comités y agencias educativas. No obstante, como los educadores envían y reciben más correo con adjuntos grandes, necesitan espacio adicional en el servidor. Con una solución de archivado de correo, se almacena una única copia de un correo y sus adjuntos en un almacén central diferente, permitiendo a los administradores de TI reducir la cantidad de espacio de almacenamiento necesario.

4. Proteja al personal y a los estudiantes de abusos o acoso escolar

Puede hacerse necesario monitorizar las comunicaciones generadas por educadores, estudiantes o administradores por razones legales o de recursos humanos. Con una solución de archivado de correo, puede monitorizar e informar sobre el correo que contenga contenido de alto riesgo como los mensajes abusivos o inapropiados.

Una encuesta informal de eSchool News descubrió que el 80% de los administradores escolares no tenían claro cuales eran las directivas de retención de correo de su distrito. Aunque muchos eran conscientes de las enmiendas a la ley Federal, un 90% dijeron tener que iniciar las actividades para cumplir con las regulaciones.

Es el momento de considerar seriamente una solución de archivado de correo. Descargue GFI Archiver®. Compruebe por sí mismo el valor que proporciona.

Descargue una evaluación gratuita de 30 días