Preparar su negocio para descubrimiento electrónico y cumplimiento de correo

El correo se ha convertido en el estándar para comunicaciones internas y para dedicarse a asuntos de negocios con partners, suministradores, clientes y otros. El correo de su empresa contiene información importante, y algunas veces confidencial, que necesita ser archivada para posible necesidad futura.

Hay varias serias razones para implementar una directiva de cumplimiento de correo para su pequeña o mediana empresa. A menudo el correo es la única forma de comunicación escrita que existe entre usted y sus suministradores, sus partners, sus clientes y potenciales clientes. Es importante que, por muchas razones, se retenga una copia de esta correspondencia, una de las cuales es asegurar que la empresa cumple los requerimientos de regulaciones de cumplimiento de correo y estar en posición de responder a cuestiones legales como solicitudes de descubrimiento electrónico a corto plazo. Por supuesto, el correo es la espina dorsal de la correspondencia interna entre miembros del personal y como tal, también podría ser necesario referirse a él más adelante y posiblemente podría necesitar monitorización regular.

Por qué su empresa necesita archivar el correo

Las regulaciones existentes como Sarbanes-Oxley, HIPAA y FRCP tratan el correo igual que a los documentos en papel en términos de validez y de documentación admisible en el tribunal de justicia. Tal documentación puede ser, y es a menudo, solicitada por fiscales o tribunales en forma de solicitud eDiscovery. eDiscovery es el proceso de localizar, asegurar y utilizar documentación de los archivos de una empresa de forma legal. Puede ver que la capacidad de localizar fácilmente correo específico con el seguro conocimiento de que no ha sido alterado es ahora crítica. Las empresas necesitan invertir en un archivo de correo fácil de administrar. Fallar en acatar las regulaciones podría suponer multas judiciales y/o perder batallas en los tribunales, así como el daño a la reputación.

Su empresa debe implementar una directiva de cumplimiento para el correo con especial atención al archivado de correo. Afortunadamente es más fácil de lo que parece. Primero debe redactar una directiva adecuada de acuerdo a las necesidades de la empresa y probablemente a la exposición según las regulaciones y a continuación comprar un producto para respaldar automáticamente su directiva.

La mejor forma de implementar el archivado de correo

Los archivos de correo deberían disponer de servidor propio y específico para su tarea.

Tener su correo archivado en una base de datos diferente, en oposición a utilizar espacio local en disco o consumir el espacio del servidor de correo, garantiza mejor seguridad contra la manipulación; mantenimiento más sencillo; más protección en caso de fallo de un servidor, y menor carga en su servidor de correo, lo que supone un servicio de correo más rápido. Utilice su servidor de correo para filtrar correo; no lo atasque con archivado, arriesgando sobrecargas que llevan a retrasos y caídas.

Además, copias de seguridad diferentes de ambos servidores garantizan un entorno más seguro y minimizan el riesgo de pérdida de toda la información si falla una copia de seguridad. Teniendo el correo archivado en un servidor diferente, si cae el servidor de correo primario, tiene la capacidad de recuperar en un punto dado en el tiempo y comenzar de nuevo el trabajo desde ahí. La recuperación de correo en ese punto será mucho más sencilla y rápida, haciendo la reanudación del trabajo relativamente libre de problemas para los administradores.

Un servidor de correo dedicado y un servidor de archivado dedicado hacen el mantenimiento más sencillo, más seguro, y a largo plazo resultará en una mejor ubicación de los recursos.

Archivado de correo para cumplimiento

Un sistema que incluya capacidad de auditoría, como registro, que guarde la actividad de retención de la base de datos y la de los usuarios, u otros métodos seguros como encriptación, llegará muy lejos asegurando que el correo no se ha manipulado. Esto es particularmente importante en industrias y países en los que las regulaciones necesitan organizaciones para vigilar la actividad del usuario y mantener rastros de auditoría de actividad. En cualquier entorno es importante tener un archivo de correo en el que se busque fácilmente, de forma que el correo se pueda recuperar rápidamente bajo demanda.

Un archivo de correo que sea farragoso de administrar rápidamente se convertirá más en un problema que en una solución. Los sistemas de archivado de correo tienen que ser fácilmente auditables para propósitos de cumplimiento. Los archivos de registro y contadores necesitan mantenerse como prueba de que todas las acciones se toman relacionadas con el cumplimento. Los registros deben probar que se está capturando todo el correo y que todo el correo (incluidos los adjuntos) se puede buscar, encontrar y ver en su formato original.

*Es importante advertir a los usuarios de que su correo está siendo registrado y archivado.

El archivado de correo se está convirtiendo en una práctica estándar en los negocios actuales. La implementación de una directiva de cumplimiento de correo con éxito podría ahorrar a su empresa mucho tiempo, dinero y recursos ante la presión de las solicitudes de descubrimiento electrónico. El sistema correcto garantizará que usted esté en posición de responder y que su empresa cumpla con todas las regulaciones de correo electrónico.

Las aplicaciones de archivado de correo como GFI MailArchiver for Exchange™ ayudarán a su empresa a estar listo para responder en tiempo de necesidad.