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Archivado para empresas

El correo es un medio primario de comunicación con personas dentro y fuera de su organización. La mayoría de sus clientes utiliza el correo electrónico para negociar acuerdos y contratos y para intercambiar facturas e información de pago. Muy a menudo, los mensajes de correo son el único registro que tiene de transacciones importantes.

Desafortunadamente, muchas organizaciones subestiman la profundidad y dimensión de la información almacenada en su correo empresarial. De acuerdo con la investigación de Osterman, el correo contiene cerca del 75% de la información que los individuos utilizan diariamente. La cantidad de conocimiento corporativo almacenado en el correo es suficiente para justificar su salvaguarda pero muchas organizaciones todavía encuentran difícil aceptar la necesidad de una solución potente de archivado de correo. Después de todo, apuntan, siempre tenemos las copias de seguridad.

No es tan sencillo.

¿Por qué debe archivar su correo empresarial?

Las razones para el archivado y la administración del correo puede variar mucho según el foco del negocio. La realidad, sin embargo, es que una empresa nunca sabe realmente si y cuándo surgirá la necesidad de buscar correo antiguo. Puede ser simplemente una buena presentación comercial y una lista de clientes potenciales. También podría ser un complicado asunto legal que requiera que la empresa pague altos honorarios y multas.

Acceda al correo antiguo y eliminado

Las soluciones tradicionales de copia de seguridad que restauran el sistema tras un apagón no son realmente adecuados para encontrar correo antiguo. No son fáciles de acceder, ni sencillo buscar en ellas una vez están disponibles, ni a salvo de manipulación. Con una solución de archivado de correo de calidad, directivos y empleados pueden buscar fácilmente correo antiguo y eliminado y recuperarlo en minutos - sin intervención de TI y sin poner en riesgo sus copias de seguridad.

Problemas de almacenamiento

El volumen de correo generado diariamente supone un importante desafío para los administradores de TI. Como los empleados envían y reciben más correos con adjuntos más grandes, el espacio de almacenamiento del servidor comienza a agotarse. Si las cuotas del servidor no se pueden incrementar, entonces el correo debe ser almacenado en archivos PST en estaciones de trabajo o recursos de red, creando más problemas de TI. Con una solución de archivado de correo, todo el correo se almacena fuera del servidor aunque sigue siendo fácilmente accesible. Los problemas asociados con los archivos PST simplemente desaparecen.

Salvaguarda legal para el cumplimiento de correo

La legislación de muchos países ha sido modificada para incluir el correo electrónico junto con la información escrita o impresa en las regulaciones legales de retención. Aunque las empresas legales y financieras tienen regulaciones de cumplimiento de correo muy específicas, su empresa debe considerar su propia directiva de retención de correo. La incapacidad de reproducir una conversación por correo cuando sea necesario (por ejemplo, evidencia en un caso judicial), podría suponer multas, sanciones judiciales y pérdida de credibilidad. Con una solución de archivado de correo, todo el correo corporativo se almacena de forma segura en un entorno a prueba de manipulación y se puede consultar en minutos. Esto hace más sencillo para su empresa encontrar valiosa información interna, defenderse en los tribunales, o simplemente proporcionar el cumplimiento de las regulaciones aplicables.

Capacidad de administrar o monitorizar el correo de los empleados

La mayoría de empresas no monitorizan el correo enviado o recibido por sus empleados. Aunque el correo corporativo debería utilizarse únicamente para el negocio, hay momentos en que la dirección podría necesitar monitorizar la actividad por correo de los empleados. Con una solución de archivado de correo, la dirección puede conceder permiso a los responsables de departamento para comprobar el correo que está siendo enviado por los individuos. Si surge la desagradable necesidad de realizar investigaciones internas, una solución de archivado de correo le asegura que su empresa esté preparada.

Ya no es un lujo

El archivado de correo ya no es un lujo. Es un coste justificado de hacer negocios. Es una póliza de seguros contra posibles repercusiones legales o de cumplimiento. Las empresas que utilizan una solución de archivado informan que los beneficios superan sus expectativas de varias maneras.

Hay considerable legislación y un número creciente de regulaciones de cumplimiento que afectan a innumerables empresas. Los siguientes enlaces le proporcionarán un resumen de la legislación en países concretos. Son las regulaciones que estipulan, directa o indirectamente:

  • La necesidad de retener el correo electrónico
  • Quién se ve afectado por estas regulaciones (y cómo)
  • Las multas por no alcanzar el cumplimiento
Austria Holanda
Bélgica Polonia
República Checa España
Dinamarca Suecia
Francia Suiza
Alemania Reino Unido
Italia Estados Unidos