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Archivado de correo para administradores de red

El crecimiento exponencial de correo, junto con su importante crecimiento como herramienta de comunicación de negocios, hace que tenga un alto impacto como recurso empresarial. Aunque el cumplimiento de correo es responsabilidad de dirección y del departamento legal, el personal de TI y los administradores de red deben decidir cómo administrar y almacenar un volumen de información siempre creciente.

De acuerdo con Osterman Research, tres de cada cinco empresas consideran que el crecimiento del almacenamiento de correo será un problema importante. Un terabyte de información hoy se incrementará a 2,5 terabytes en sólo tres años. Esto es mucha información que manejar. Los administradores de red comprenden que, sin una buena solución de archivado y administración de correo, se arriesgan a:

  • Problemas de almacenamiento en el Servidor Exchange
  • Dificultad recuperando correo de las copias de seguridad
  • Un número creciente de quejas de los usuarios cuyo correo, guardado en archivos PST, se pierde o ya no se puede acceder

El archivado de correo soluciona estos problemas por usted.

Eliminar las cuotas de buzón

Tratar con las cuotas de buzón es un asunto diario para los administradores. Las cuotas son necesarias para evitar que el servidor se quede sin espacio. Pero las cuotas obligan a los empleados a eliminar correo para conservar el espacio de sus buzones. Los empleados están poco dispuestos a eliminar correo potencialmente útil y a menudo solicitan más espacio de almacenamiento. Puede ser una fuente de tensión constante.

Una solución de archivado de correo que almacena una única copia de todo el correo de la empresa en un servidor diferente permite que su empresa puede ahorrar espacio en disco y proporcionar a sus empleados acceso a todo su correo antiguo con sólo unos clics. Una solución de archivado puede poner fin a los mensajes de “buzón lleno” y a la constante lucha con el espacio ocupado por el correo.

Recuperar correo antiguo y eliminado

Sin una solución de archivado, depender de las copias de seguridad para encontrar correo antiguo y eliminado puede ser una pesadilla. Su administrador de red pierde un tiempo precioso rebuscando entre volúmenes de información antigua buscando correos – a menudo sin saber cuándo fueron enviados o recibidos.

Con una solución de archivado de correo, los administradores pueden proporcionar a los empleados el acceso a todo el correo antiguo y eliminado mediante un navegador web, Outlook®, o utilizando un dispositivo compatible IMAP. Tendrán la capacidad de buscar rápida y fácilmente conversaciones o adjuntos concretos, y restaurar correo - sin ayuda de un administrador de TI.

Perder correo cuando se alcanzan los períodos de retención

Para ahorrar espacio de almacenamiento, los administradores de TI configuran directivas de retención de correo en el servidor de correo. Cuando se alcanza el límite de la directiva, los correos antiguos son eliminados. Si no disponen de solución de archivado, potencialmente importantes correos se perderán. Los empleados que tienen la impresión de que su correo estaba almacenado con seguridad en sus buzones, comprensiblemente, se molestan al descubrir que de hecho fueron eliminados cuando llegó el período de retención. Aunque es posible la recuperación desde las copias de seguridad, requiere tiempo y un conocimiento preciso para poder localizar la conversación en particular. Con archivado de correo, el proceso de recuperar correo antiguo es fácil. Sus empleados pueden hacerlo por sí mismo, en la oficina o fuera.

Problemas de almacenamiento PST

Para evitar el problema del correo eliminado, muchos usuarios guardan su correo en archivos PST almacenados en sus equipos o en recursos de red. Este método es problemático. Si se almacenan localmente, los archivos PST pueden no copiarse regularmente. Si son dañados o eliminados, entonces el correo se habrá perdido. Por ejemplo, si hay un problema con el sistema operativo que requiera reformatear el disco duro, los archivos PST podrían ser eliminados en el proceso - especialmente si, en el momento de la crisis, nadie recuerda los archivos PST que estaban allí. Por otro lado, si los archivos PST están almacenados en recursos de red, los administradores TI encararán de nuevo la batalla por los requerimientos de almacenamiento, la necesidad de aumentar el número de copias de seguridad y la sobrecarga de administrar todos esos archivos PST.
Con una solución de archivado de correo, estos problemas simplemente desaparecen.

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